Rechte, Pflichten und Besonderheiten

Je nachdem, um welche Form des Immobilieneigentums es sich handelt, werden unterschiedliche Formen der Objektverwaltung eingesetzt. Die Mietverwaltung ist ausschließlich für Mietobjekte zuständig. Sie dient als Vertreter des Vermieters gegenüber dem Mieter und sorgt dafür, dass der Vermieter seine gemäß § 535 BGB ff. bestehenden Pflichten ordnungsgemäß wahrnimmt. Vermieter, die sich um die im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis entstehenden Aufgaben nicht selbst kümmern möchten, beauftragen diese Form der Verwaltung und lassen dem Verwalter hierfür eine Vergütung zukommen. Die WEG-Verwaltung ist zuständig für Immobilien, die als Eigentum mehrerer Parteien gelten. Eine Sondereigentumsverwaltung übernimmt ähnliche Aufgaben, agiert jedoch immer im Auftrag und Interesse eines einzelnen Eigentümers. Egal, welche Verwaltungsform vorliegt: Bei Unzufriedenheit mit der Tätigkeit des Verwalters besteht die Möglichkeit, beim Amtsgericht Beschwerde einzureichen, die als Beschwerdestelle gegen Hausverwaltungen fungiert.

Die Aufgaben und Pflichten eines Hausverwalters umfassen eine ganze Reihe an Verantwortungsbereichen, die mit verschiedenen Pflichten einhergehen. Eine WEG-Verwaltung muss immer im Sinne des Wohnungseigentumsgesetz handeln. Dort sind die Pflichten der Verwaltung genau aufgeführt. So muss der WEG-Verwalter unter anderem die Beschlüsse der Eigentümerversammlung umsetzen und dafür sorgen, dass sich die Hausbewohner an die Vorgaben der Hausordnung halten. Überdies liegen zur Erhaltung des Gemeinschaftseigentums erforderliche Maßnahmen sowie Instandhaltung und -setzung der Immobilie im Verantwortungsbereich der Verwaltung. Ein wesentlicher Teil der Verwaltungsaufgaben umfasst bürokratische Tätigkeiten.

Diese reichen von der Zahlung von Steuern, Abfallgebühren und Versicherungsbeiträgen über die Durchleitung von gemeinschaftlichen Tilgungsbeträgen sowie Hypothekenzinsen bis zur Verwaltung von eingenommenen Geldern. Der WEG-Verwalter ist verpflichtet, regelmäßige Eigentümerversammlungen einzuberufen und die Beschlusssammlung zu führen. Ein Mietverwalter ist dafür zuständig, ein rechtskonformes Mietverhältnis sicherzustellen. Typische Aufgaben hier sind die Auswahl von geeigneten Mietern, die Organisation von Besichtigungsterminen, das Ablesen von Verbrauchswerten, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen sowie weitere Tätigkeiten. Die Kosten für die Verwaltung der Immobilie werden vom Eigentümer bzw. von der Eigentümergemeinschaft getragen.

In Zeiten der Digitalisierung sind virtuelle Lösungen für die Verwaltung einer Immobilie immer gefragter. Lösungen für die digitale Hausverwaltung gibt es verschiedene auf dem Markt. Bis zu 80 % Zeitersparnis sind im Idealfall durch die Nutzung digitaler Anwendungen bei der Wohnungs-, Haus- und Grundstücksverwaltung möglich. Bei der digitalen Hausverwaltung sind sämtliche Unterlagen in virtueller Form vorhanden. Der Kontakt zwischen Eigentümern, Verwaltern und Mietern erfolgt über ein Portal oder eine App, die Dokumente sind für alle auf dem Tablet, Smartphone oder PC verfüg- und abrufbar. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, dass sich alle Beteiligten für etwaige Abstimmungstermine persönlich treffen, und auch der Postweg für die Zustellung wichtiger Dokumente entfällt. Auch die Notwendigkeit, dass die Hausverwaltung in der Nähe des Objektes ist, entfällt bei der digitalen Verwaltung.

Gemäß dem Statistischen Bundesamt gibt es über 30.000 Immobilien- und Grundstücksverwaltungen in Deutschland. Ein Großteil davon verwaltet Wohnobjekte, lediglich etwa 18 % sind für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien zuständig. Die wohl häufigste Form ist die klassische Verwaltung von Mietobjekten, allerdings ist auch die WEG-Verwaltung weit verbreitet. Die Sondereigentumsverwaltung ist seltener anzutreffen. Professionelle Verwaltungen sind über den Verband der Hausverwalter organisiert. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass ein Eigentümer als Hausverwalter eingesetzt wird, wenn kein externer Verwalter beauftragt werden soll. Die Hürden, um diesen Aufgabenbereich zu übernehmen, sind relativ niedrig. Lange Zeit war es sogar möglich, eine Hausverwaltung auch ohne Gewerbeanmeldung zu übernehmen, allerdings ist die Gewerbeerlaubnis seit dem 1. August 2018 ab einer gewissen Menge an zu verwaltenden Einheiten verpflichtend.