Rückstellungen für Instandhaltungsmaßnahmen

Bei der Rücklage für die Instandhaltung handelt es sich um einen festen monatlichen Betrag, der von allen Eigentümern entrichtet werden muss. Laut dem neuen WEG-Gesetz ist diese Erhaltungsrücklage eine finanzielle Ersparnis, die für sämtliche baulichen Maßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum einzusetzen ist. Die Rücklage ist zweckgebunden, das heißt, sie darf auch tatsächlich nur für solche Ausgaben verwendet werden. Die Bildung einer solchen Rücklage vermeidet höhere finanzielle Einzelbelastungen für die einzelnen Wohnungseigentümer. Der Verwalter der WEG bucht die Rücklage auf ein gesondertes Konto. Dieses läuft auf den Namen der WEG, nicht auf den des Verwalters. Als Eigentümer der Rücklage fungiert daher die Eigentümergemeinschaft.

Wie hoch die Erhaltungsrücklage am besten ausfallen sollte, hängt von verschiedenen Kriterien ab, unter anderem vom Zustand der Immobilie sowie von dessen Alter und der Ausstattung. Gesetzliche Vorgaben hierzu existieren nicht, im WEG ist lediglich angeführt, dass die Höhe angemessen zu sein hat. Richtwerte können die Vorgaben des sozialen Wohnungsbaus darstellen. Sie enthalten Angaben über die Höhe der Instandhaltungsrücklage, die entsprechend des Alters eines Objektes gestaffelt sind. Je älter die Immobilie ist, desto höher fällt die Instandhaltungsrücklage pro Quadratmeter aus. Wenn die Rücklage zu niedrig oder zu hoch ist, können die Eigentümer eine Erhöhung bzw. Senkung des Betrags beschließen.

Für die Berechnung der angemessenen Instandhaltungsrücklage wird heutzutage in den meisten Fällen die sogenannte Peterssche Formel verwendet. Hierbei werden die reinen Herstellungskosten mit 1,5 multipliziert und anschließend durch 80 (Jahre) dividiert. Daraus ergibt sich in der Regel eine Rücklage in Höhe von 65 bis 70 Prozent aller Instandhaltungskosten. Das Ergebnis umfasst die geschätzten Kosten für die Instandhaltung, die voraussichtlich in den kommenden 80 Jahren je Quadratmeter entstehen werden. Die Peterssche Formel berücksichtigt somit nicht das Alter der Immobilie, sondern die Baukosten. Oftmals fallen die Rücklagen bei der Berechnung mit dieser Formel hoch aus, sodass sich ein größerer Betrag als Erhaltungsrücklage ansammelt. In einigen Fällen kann daher auch eine andere Berechnungsgrundlage sinnvoll sein, die zum Beispiel das Baujahr und Alter eines Gebäudes berücksichtigt.

Die Verwendung von finanziellen Mitteln aus der Erhaltungsrücklage darf ausschließlich für Maßnahmen erfolgen, die der Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums dienen. Dazu gehören alle handwerklichen Tätigkeiten, die am gemeinsamen Eigentum ausgeübt werden, bauliche Instandsetzungen sowie sonstige Reparaturen und Erneuerungen, beispielsweise von Aufzügen, Fenstern und Ähnlichem. Generell gilt, dass Ausgaben für Bewirtschaftungskosten, die regelmäßig anfallen, eine zweckwidrige Verwendung der Instandhaltungsrücklage darstellen. Eine Verwendung für die Zahlung von Versicherungen, Steuern, laufenden Kosten, Hausmeister- oder Gärtnertätigkeiten sowie für Steuern und allgemeine Wartungsarbeiten ist somit nicht erlaubt.

In Bezug auf die Erhaltungsrücklage bestehen aus steuerlicher Sicht einige Besonderheiten. Wird diese zum Beispiel in Form einer verzinsten Anlageform gebildet, müssen alle daraus erzielten Zinsen, die an die Eigentümer gehen, versteuert werden. Die Grunderwerbsteuer, die ein Käufer beim Kauf von Immobilien entrichten muss, ist für den Betrag der Erhaltungsrücklage hingegen nicht zu zahlen, sofern sie auf dem Kaufvertrag separat ausgewiesen wurde. Dies bedeutet, dass die Rücklage vor der Versteuerung abgezogen werden darf. Als Werbungskosten können die Rücklagen zudem nur dann geltend gemacht werden, sofern sie auch für Arbeiten der Instandhaltung eingesetzt wurden. Der Betrag, der für Reparaturen und Instandsetzungen genutzt wurde, ist in diesem Fall anteilig gemäß der jeweiligen Miteigentumsanteile absetzbar.